Indépendants : Optimisez la gestion administrative de votre structure

Date : 
22
November
2022
Durée : 
12
 min
Écrit le 
22
November
2022
 -  
Mis à jour le 
25
November
2022
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gestion administrative
En Bref

La gestion administrative est une tâche indispensable pour les indépendants. Souvent considéré comme pénible, l’administratif permet de vous protéger, de vous rémunérer en temps et en heure ainsi que de respecter les lois en vigueur. La phobie administrative, ce sentiment qui paralyse à l’idée d’effectuer des tâches de comptabilité ou de gestion, est répandue chez les freelances. Cette peur provient souvent d’un manque d’informations sur le sujet : l’administration française ne fournit pas de to-do list d’actions à effectuer pendant l’année. Dans cet article, nous vous aidons à y voir plus clair et nous vous donnons quelques solutions pour faciliter votre gestion administrative.

Gestion administrative : tout ce à quoi vous devez penser

Les indépendants voient souvent les tâches administratives comme un travail rébarbatif et ennuyant. Nombreux sont les freelances qui pensent que l’administratif est trop complexe en France. Lors du démarrage de son activité, s’intéresser et essayer de comprendre comment cela fonctionne est primordial. Puis, la compréhension amène une routine administrative, souvent hebdomadaire chez les indépendants.

Les premières années sont souvent les plus difficiles quant à la gestion administrative. En effet, de nouvelles taxes apparaissent, le taux évolue (avec l’ACRE), certains seuils peuvent être dépassés… Une fois la routine mise en place et des lectures récurrentes sur des sujets d’indépendants, vous êtes au point.

Un excellent moyen de comprendre rapidement les tâches administratives est d’en discuter avec votre réseau. En effet, d’autres professionnels sont passés par là avant vous. Vous pourrez alors discuter des méthodes, des habitudes et des erreurs à ne pas commettre.

Afin de vous aider, nous avons regroupé les informations importantes de la gestion administrative d’un indépendant.

La gestion de vos statuts

Lors du lancement d’une activité en indépendant, le choix se tourne souvent vers la micro-entreprise (ex-autoentrepreneur). Ce statut est largement répandu et offre de nombreux avantages, dont une fiscalité plus légère les trois premières années. Ce statut offre aussi une certaine facilité administrative. La déclaration de chiffre d’affaires est simple et le paiement de ses cotisations se fait via la plateforme intuitive de l’URSSAF.

C’est justement via cette plateforme que vous retrouvez toutes les informations liées votre entreprise. SIREN, adresse professionnelle, déclaration de chiffre d’affaires précédente et informations sur les dates de celles à venir…

Mais la microentreprise n’est peut-être pas le choix idéal selon votre situation. Si votre profession entraîne de nombreuses dépenses, ce statut n’est pas adapté. En effet, vous ne pouvez pas déduire vos dépenses professionnelles de votre chiffre d’affaires en micro entreprise. Ainsi, calculez le montant des dépenses liées à votre entreprise prévue dans le cadre de votre activité.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Si vos dépenses ne dépassent pas quelques centaines d’euros, la micro entreprise peut tout de même rester un statut à considérer. Sa fiscalité clémente compense souvent les dépenses professionnelles non déduites. Pensez à faire vos calculs !</p></div>

Vérifier l’accès à l’ACRE

L’aide à la création ou à la reprise d’une entreprise (ACRE) est une exonération partielle de charge sociales durant la première année d’activité d’un microentrepreneur. Lors de votre déclaration de chiffre d’affaires chaque mois ou chaque trimestre selon l’option que vous sélectionnez lors de la création de votre activité, l’URSSAF applique un taux sur vos revenus. Ce pourcentage correspond au montant des cotisations sociales à payer. Ce taux varie selon votre secteur d’activité :

  • 12,3 % en achat/revente de marchandise (régime BIC)
  • 21,2 % en prestations de services commerciales et artisanales (BIC) ou en professions libérales réglementées (régime BIC ou BNC)
  • 21,1 % en prestations de services ou professions libérales non réglementées (régime BNC).

Grâce à l’ACRE, vous bénéficiez d’une exonération de 50 % jusqu’à la fin du 3ème trimestre qui suit celui de votre début d’activité, soit environ un an.

Si votre micro entreprise est créée le 14 mai 2022, au milieu du 2ème trimestre, vous bénéficiez de l’ACRE jusqu’au 31 mars 2023.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Pour bénéficier de l’ACRE, faites la demande auprès de l’URSSAF. Vous pouvez utiliser votre messagerie professionnelle en ligne au sein de votre espace sur la plateforme URSSAF.</p></div>

La déclaration de chiffre d’affaires (CA)

Selon votre choix lors de la création de votre entreprise, la déclaration de chiffre d’affaires s’effectue tous les mois ou tous les trimestres. Elle doit se faire uniquement sur les factures encaissées, c’est-à-dire sur les revenus perçus sur la période en question.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Veillez à déclarer le chiffre d’affaires perçus sur la période exacte. Si vous déclarez le CA du 3ème trimestre, vous devrez calculer les revenus perçus entre le 1er juillet et le 30 septembre inclus.</p></div>

En microentreprise, la déclaration du chiffre d’affaires se remplit directement sur le site de l’URSSAF. Il vous suffit d’additionner tous les montants perçus hors taxe (sans la TVA pour les professionnels qui la facture) et de remplir la case correspondant à votre secteur d’activité (commerçant ou prestation de services).

Pensez à noter les dates dans votre calendrier afin d’éviter tous retards de déclaration. En effet, vous pourriez risquer des pénalités.

Anticiper la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE)

La CFE fait partie de ces taxes dont les indépendants n’entendent pas parler… Jusqu’à devoir la payer ! Cette taxe est déterminée selon la fiscalité locale de l’adresse de votre entreprise. Tous les indépendants (dont les micro-entrepreneurs) doivent payer la cotisation foncière des entreprises, qu’ils possèdent un local ou non.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Si votre chiffre d’affaires (sur l’année N-2) est inférieur à 5 000 € et que vous ne disposez d’aucun local, vous êtes exonéré de cotisation minimum. De même, vous êtes exonéré de CFE si vous êtes :→ Artisan→ Pêcheur→ Exploitant agricole→ Sportif→ Artiste→ Vendeur à domicile→ Propriétaire louant une partie meublée de votre logement</p></div>

Pour retrouver le montant de CFE à régler, rendez-vous sur votre espace d’impôts professionnels. Si vous n’avez pas encore créé de compte, rendez-vous sur la page d’accueil et demandez l’activation de votre compte. Un code vous sera alors envoyé par courrier et vous accéderez à votre espace d’impôts professionnels. Une rubrique “Avis CFE” vous dirigera vers le montant (et le règlement si nécessaire) de la taxe.

L’application de la TVA pour les auto-entrepreneurs

Si vous êtes micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) et dépassez un certain chiffre d’affaires, vous êtes soumis à la TVA.

La loi finances pour 2023 (valable sur 2023, 2024 et 2025) apporte une augmentation des seuils de chiffre d’affaires et de la TVA de la micro-entreprise.

Ces seuils sont donc :

  • Pour les activités de prestation de services (régime BIC ou BNC), le seuil de base de TVA est à 36 800 € et le seuil majoré à 39 100 €. Pour rappel, si votre chiffre d’affaires se situe entre le seuil de base et le seuil majoré, vous bénéficiez d’une période de tolérance d’une durée maximale de 2 ans. À partir du dépassement de 77 700 €, vous ne pouvez plus bénéficier du régime de la micro-entreprise. Vous devrez donc entrer dans le régime d’entreprise traditionnelle (EURL, SASU…)
  • Pour les activités d’achat et vente de marchandises, le seuil de base de TVA est à 91 900 € et le seuil majoré est à 101 000 €. Au-delà de 188 700 €, vous devrez passer au régime d’entreprise traditionnelle.

Pensez à vérifier ces seuils de dépassement lorsque vous vous approchez de ces montants. Cela vous permet de vous mettre immédiatement en règle et d’éviter de redemander une facturation qui pourrait ennuyer vos clients.

Créer un système de gestion administrative idéal pour un indépendant : par où commencer ?

Pour rester au-dessus de toutes vos démarches administratives, mettre en place un système efficient est la meilleure solution. Ce processus répété pour chaque client permet de s’assurer que toutes les démarches et conditions légales soient respectées. Qu’inclure dans ce système de gestion administratif ? Trois étapes majeures forment ce système.

L’édition des devis

Afin de vous protéger et d’assurer l’engagement de votre client, la validation d’un devis est nécessaire. Ceci constitue donc la première étape de votre système administratif lorsque vous vous apprêtez à réaliser une mission.

Pensez à inclure les informations de l‘entreprise de votre client, vos informations légales, les prestations convenues pour cette mission et à faire signer ce devis par les deux parties prenantes. Ce document atteste de l’engagement de votre client dans le paiement de la mission.

L’envoi des factures

Selon les préférences des indépendants, la facture est envoyée au début ou à la fin de la mission. Ce document doit aussi inclure le moyen de règlement de la mission (votre RIB par exemple). Cette facture est la preuve pour vous que les revenus perçus sont bien liés à une activité professionnelle.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Si votre activité est assujettie à la TVA, pensez à garder vos factures d’achats professionnels afin de récupérer le montant de TVA et la déduire du montant perçu. Ainsi, vous équilibrez (souvent dans une moindre mesure pour les indépendants) votre TVA collectée et déduite.</p></div>

La gestion des paiements

Une fois la facture envoyée, c’est à votre client d’effectuer le virement, vous envoyer le chèque ou payer via votre sytème de paiement (Stripe, Mollie). De votre côté, pensez à rester attentif à la bonne exécution des transactions. Cela vous permet d’envoyer des relances si nécessaire et d’éviter les impayés.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Vous pouvez offrir la possibilité à vos clients de payer jusqu’à 3 fois sans frais, sur une période maximale de 90 jours.</p></div>

Lors de la réception des paiements, transférez sur un sous-compte le pourcentage de taxe dont vous devrez vous acquitter auprès de l’URSSAF, de la CFE et à la TVA (si vous y êtes assujetti). Cela permet une gestion plus fluide de vos finances et d’éviter les surprises en fin de trimestre ou fin d’année.

Les outils magiques pour l’administratif d’un indépendant

Comme nous l’avons vu, créer un système fluide pour envoyer ses devis, facturer ses clients et suivre les transactions peut s’avérer fastidieux. Votre métier n’est pas de gérer votre comptabilité, mais bel et bien développer votre activité et satisfaire vos clients. C’est pourquoi certains outils se sont développés pour faciliter la vie des indépendants comme vous. Avec l’avantage de gagner un temps considérable pour quelques euros par mois, ces solutions peuvent être un véritable atout dans votre gestion administrative.

Dans cet article, nous avons sélectionné trois outils performants et personnalisés pour les indépendants.

Dougs, l’expert comptable en ligne

Dougs est l’expert comptable dont vous rêviez, à un prix accessible à tous les indépendants souhaitant déléguer leurs comptabilités. Les obligations légales et fiscales ne sont peut-être pas votre fort. Pour certains, si vous pouviez vous en débarrasser, vous le feriez. Grâce à un abonnement mensuel, Dougs vous permet d’avoir accès à des experts comptables et des conseils juridiques.

L’outil calcule vos bénéfices, les projets les plus rentables et combien vous pouvez vous payer à la fin du mois. Votre comptabilité reste à jour : vous attestez de la rentabilité de chaque projet et pouvez ajuster votre taux journalier moyen. Vous suivez d’un simple coup d’oeil tous les chiffres clefs de votre activité.

Avec un logiciel de facturation pensé pour les indépendants, envoyez sereinement vos propositions commerciales et vos factures. Le suivi automatique permet d’éviter les impayés et de vous apercevoir de l’état de vos factures.

Le véritable atout de Dougs est bel et bien le panel d’experts pour répondre à toutes vos questions et vous conseiller dans vos démarches administratives. Un expert-comptable et un juriste sont toujours à disposition pour apporter les solutions à vos problématiques.

Les abonnements de Dougs sont disponibles à partir de 49 € HT par mois.

Freebe, l’outil tout en un pour gérer son activité

Freebe.me est un assistant en ligne pour gérer l’intégralité de votre activité de freelance. Grâce à ce seul outil, vous avez un système complet en place pour facturer vos clients, créer vos devis et recevoir vos paiements. Conçu pour les indépendants, ce logiciel peut même tracker votre rentabilité et effectuer votre déclaration de chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF.

L’idéal, n’est-ce pas ?

Détaillons ensemble les plus grandes fonctionnalités de l’outil Freebe et ce qu’il peut apporter à la gestion administrative de votre activité.

  • La gestion des documents au sein de l’application web

Lorsque vous vous connectez sur l’interface Freebe, un dashboard intelligent vous permet de suivre vos dernières transactions, vos clients importants et la période de déclaration en cours. Vous vous apercevez en un coup d’oeil du chiffre d’affaires perçu sur l’année, afin d’anticiper de potentiels dépassements de seuils.

L’onglet de gauche de l’outil donne accès à ses clients, ses devis et ses factures. Vous pouvez ainsi ajouter tous vos clients professionnels avec la recherche améliorée de Freebe. Grâce au nom ou au SIREN de l’entreprise, vous retrouvez tous les détails de votre client et l’enregistrez. Ces informations seront reportées automatiquement sur vos factures envoyées à ce client.

L’outil permet également d’éditer des devis. Vous entrez vos prestations récurrentes et les sauvegardez dans la plateforme. Vous pouvez ensuite envoyer des propositions commerciales à vos clients et vos prospects, qui n’ont plus qu’à les valider en ligne.

Enfin, Freebe permet évidemment d’envoyer vos factures à vos clients. Vous envoyez un e-mail directement via l’outil, les prestations sont enregistrées et toutes les mentions obligatoires sont d’ores et déjà inclues sur le document.

  • Le suivi de votre activité

Grâce à des intégrations avec des partenaires, vous pouvez synchroniser votre compte bancaire avec Freebe. Cela vous permet de rester informé sur les encaissements et d’y associer la facture correspondante. Un moyen idéale d’éviter les impayés. De plus, chacune des rentrées d’argent est justifiée par une facture et votre comptabilité est optimale.

Freebe remplit alors automatiquement un livre des recettes par année. En cas de contrôle, vous retrouvez sereinement l’intégralité de vos factures et de vos encaissements.

La fonctionnalité TimeTracking offre la possibilité de suivre avec précision la rentabilité de chaque contrat. Vous chronométrez le temps passé sur une tâche et l’assignez à une prestation vendue à un client. Ainsi, vous observez le relevé d’heures et les services les plus rentables pour votre activité.

  • Un véritable assistant comptable

Enfin, l’assistant comptable prévient de tous dépassements de seuils de chiffre d’affaires. Comme expliqué plus haut dans cet article, si vous dépassez certains seuils, vous êtes soumis au régime de la TVA. Lors du dépassement du seuil le plus haut en tant que micro-entreprise, vous devez monter votre structure au régime traditionnel.

Freebe est un outil disponible à partir de 11 € par mois. L’offre annuelle est à 84 € TTC.

Blank, la néo-banque pour gérer ses finances et sa comptabilité

Toute activité professionnelle entraîne la création d’un compte bancaire pro associé. Même en micro-entreprise, vous devez posséder un compte pour encaisser uniquement les revenus de votre activité d’indépendant. Alors, une question se pose : quelle banque choisir pour mon business ?

De nombreuses banques sont spécialisées dans l’accompagnement des professionnels. Chez Stello, nous avons décidé de vous en parler d’une en particulier : Blank.app. Les services offerts par cette banque en ligne sont destinés aux indépendants. Ce compte professionnel permet de gagner du temps grâce à :

  • l’ouverture rapide du compte en banque ;
  • l’édition de devis et factures en quelques clics ;
  • un expert-comptable joignable 5 jours sur 7 ;
  • la déclaration URSSAF automatisée pour les micro-entrepreneurs.

Si vous n’êtes pas convaincu par Blank, vous pouvez aussi aller voir du côté de Qonto, Shine ou encore Hello Business.

Blank est disponible à partir de 8 € HT par mois.

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