10 outils indispensables pour mieux organiser son travail

Date : 
8
November
2022
Durée : 
13
 min
Écrit le 
8
November
2022
 -  
Mis à jour le 
23
November
2022
Temps de lecture : 
13
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10 outils pour mieux organiser son travail
En Bref

L’organisation de sa journée et de ses projets est vitale pour la réussite d’un indépendant. Lorsque vous êtes freelance, artisan ou chef d’entreprise, votre productivité (et celle de votre équipe) dépend de vous. Combien de fois vous vous êtes dit “je n’ai pas le temps”, “je suis overbooké”, “je suis sous l’eau”, “je ne prends jamais de pause” ? Un trait commun à de nombreux indépendants qui ne disposent pas des bons outils d’organisation. Et c’est normal : gérer son temps et ses journées n’est pas innée. Lorsque vous planifiez votre travail, gardez toujours en tête la loi de Pareto (20/80) et la loi de Parkinson. Ci-dessous, l’équipe Stello vous donne les 10 meilleurs outils pour mieux organiser son travail.

Certaines applications présentées sont gratuites, d’autres payantes. Privilégiez les outils les plus intéressants pour votre activité et votre budget.

Slack, notre application de messages préférée

Communiquer avec ses partenaires, ses collaborateurs et ses clients efficacement est un point d’orgue pour toute bonne réalisation de projet. Slack est une plateforme de messagerie intuitive et destinée aux professionnels comme vous pour faciliter la collaboration sur un projet.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Spoiler Alert ! Chez Stello, on adore Slack et nos équipes l’utilisent au quotidien.</p></div>

Quelles sont les forces de Slack ?

L’outil se démarque des autres applications de messagerie grâce aux canaux sous forme de hashtags (#). En tant qu’indépendant, vous pouvez organiser vos différents projets sous plusieurs conversations différentes, avec les fichiers, outils et personnes impliqués dans ce projet. Ainsi, vous structurez votre communication et allouez des canaux aux projets, équipes ou thématiques traités actuellement.

Slack est disponible à partir de 6,75 € / mois.

Au sein de ces canaux, les fichiers et les conversations sont stockés dans un historique. Avec la recherche par mots-clés, vous pouvez retrouver les informations dont vous avez besoin. De plus, vous pouvez épingler des messages importants sur une conversation particulière afin que ceux-ci apparaissent constamment, même lorsque la conversation continue. Également, la fonctionnalité marque-page offre la possibilité de garder des documents importants sur un projet accessibles et à portée de clic.

Quelle que soit la taille de votre business, Slack présente toujours un avantage. Même pour un indépendant seul, inviter son client à communiquer via un canal personnalisé pour le projet est un gain de temps et un gage de professionnalisme.

De nombreuses automatisations sont disponibles avec des applications tierces. L’outil fonctionne aussi avec les automatisations Zapier (outil présenté plus bas dans cet article). Ainsi, vous pouvez paramétrer la réception d’un message dans un canal Slack dès lors qu’une action spécifique se produit au sein de votre activité. Rappel, nouveaux prospects, nouveaux clients, demandes de devis, nouvel abonné sur un réseau social… À vous d’utiliser vos outils selon vos besoins !

Notion, la gestion de projet personnalisée

Notion est un espace de travail et de gestion de projet no-code, simple à utiliser, pour améliorer votre productivité. Il facilite la prise de notes, la gestion et l’exécution de vos tâches, la planification et le stockage de vos connaissances. Avec une polyvalence impressionnante, Notion aide tous les corps de métier.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>De nombreux tutoriels, templates et conseils sont disponibles sur le web à propos de l’outil Notion. Une aide précieuse pour créer les pages qui correspondent à votre activité et vos besoins.</p></div

L’atout primordial de Notion réside dans sa facilité de navigation. Grâce à un onglet sur le côté gauche de l’application, vous retrouvez vos pages et sous-pages en quelques clics. Ce format intuitif est propre à Notion et apprécié par les indépendants.

Un autre avantage réside dans la gestion de vos projets, réunions et fichiers. Grâce à cet outil qui mêle prise de notes et tableaux intuitifs, vous pouvez à la fois revoir vos notes et commentaires de la dernière réunion tout en observant les prochaines tâches à exécuter.

Notion est disponible gratuitement sur ordinateur et smartphone. Pour collaborer en équipe, une version payante est disponible à 8 € par utilisateur par mois.

Quand aux tâches, les to-do list, les tableaux Kanban et la visibilité sous forme de timeline offrent une clarté rare pour un outil (qui plus est gratuit). À l’aide d’étiquettes, vous classez et priorisez les tâches de chaque projet en quelques clics.

Le véritable avantage de cet outil est la centralisation de l’intégralité de votre vie professionnelle à un seul endroit. Votre espace est personnalisable selon vos besoins et vous pouvez vous appuyer sur des milliers de templates disponibles en ligne.

Evernote, pour lister ses notes 24h/24

Evernote propose un plan gratuit. Pour plus de fonctionnalités, un abonnement à 6,99 € par mois et 8,99 € par mois sont disponibles.

Avez-vous déjà eu une idée qui vous a traversé l’esprit que vous ne parvenez plus à retrouver ? D’où l’importance d’écrire rapidement et facilement tout ce qui vous passe par la tête. C’est exactement la promesse d’Evernote. Souvenez-vous de tout et garder les informations à portée de main : l’application est disponible sur ordinateur, tablette et sur smartphone.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Notre fonctionnalité coup de coeur : enregistrer un audio et le conserver dans une note ! Lorsqu’une idée vous vient en tête, il est souvent plus agréable de la donner à l’oral. Grâce à Evernote, vous conservez vos idées au chaud et pouvez les réécouter plus tard.</p></div>

Evernote est un outil de prise de notes amélioré : vous pouvez structurer, synchroniser et mettre en forme vos fichiers. L’application permet également de scanner des documents et les conserver pour y avoir accès dès que vous en avez besoin. Cela peut être très utile pour scanner des cartes de visite lors d’événements de networking, un devis, une facture ou tout autre fichier que les indépendants voient passer au quotidien.

Google Agenda, le timeblocking et la prise de rendez-vous assurée

Vous savez déjà ce qu’est un calendrier. L’avantage d’utiliser un outil comme Google Agenda est la facilité de prise de rendez-vous avec vos clients, vos collaborateurs ou vos partenaires. Lorsque vous planifiez un rendez-vous, vous avez l’option d’ajouter un lien visioconférence Google Meets. Ainsi, il vous suffit de rejoindre la visioconférence à l’heure de votre appel en cliquant sur un lien. Pratique !

L’autre utilité d’un calendrier digital est l’application du timeblocking.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Le timeblocking est une méthode de productivité pour allouer efficacement son temps. Vous définissez une plage de temps précise pour accomplir une tâche spécifique.</p></div>

Lorsque vous planifiez cette tâche dans votre agenda, vous donnez un rendez-vous à votre cerveau. Vous savez quoi faire.

De plus, vous pouvez donner la visibilité de votre calendrier à vos partenaires et collaborateurs. Ils savent que vous ne pouvez pas prendre d’appel ni de rendez-vous pendant la plage de temps dédié à votre projet.

Google Agenda est un outil gratuit de la suite Google.

Google Agenda est un outil de la suite Google. Il est connecté avec votre adresse Gmail. Si vous utilisez la suite Microsoft et une adresse e-mail Microsoft, préférez alors utiliser le calendrier associé.

Toggl, pour tracker le temps passé sur vos tâches

Si vous avez lu notre article sur la loi de Parkinson, vous savez que le temps s’étire si vous lui en laissez la possibilité. Pour accomplir plus de tâches en moins de temps, Toggl est l’outil idéal. En un clic, vous mesurez le temps passé sur une tâche précise. Vous êtes en mesure de facturer plus précisément, mesurer votre rentabilité et gérer votre charge de travail.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Toggl offre une période d’essai de 30 jours sans carte bancaire nécessaire. L’occasion d’utiliser l’outil au quotidien et d’attester par vous-même de son utilité.</p></div>

Pour un indépendant, mesurer ce sur quoi vous passez votre temps aide à comprendre comment vous travaillez. Vous comprenez combien de temps vos projets long-terme vous prennent et pouvez mieux facturer vos prochains projets.

Toggl Track est disponible dans une version gratuite. Pour plus de fonctionnalités, des abonnements commencent à partir de $9 par mois.

Toggl est aussi un moyen de vous responsabiliser et d’être redevable de votre temps. Les clients n’ont plus besoin de vous demander ce que vous avez fait de la journée : l’outil le fait pour vous. Il vous rappelle également quand vous devriez prendre une pause.

5 millions d’utilisateurs ont été conquis. Nous aussi… Vous l’essayez quand ?

Pomofocus, pour des sessions de travail productives

Pomofocus.io est l’unique site web présenté dans cette liste d’outil. En effet, pas besoin de téléchargement pour profiter des avantages de Pomofocus. Lancez simplement un nouvel onglet et grâce à un minuteur amélioré, profitez de sessions de Pomodoro personnalisé selon vos habitudes de travail.

Pomofocus est un outil gratuit et accessible à tous sur le web.

Qu’est-ce que le Pomodoro ? Cette méthode de travail consiste à diviser vos sessions de concentration en blocs de 25 minutes et pauses de 5 minutes. Après 4 cycles, la méthode Pomodoro conseille de prendre une pause de 15 minutes.

Si vous avez pour habitude de travailler par sessions de 45 minutes, vous pouvez changer la durée dans les paramètres. La durée restante durant votre session de travail ou votre pause s’affiche en temps réel dans le nom de l’onglet dans votre fenêtre. Vous pouvez donc vous apercevoir en un coup d’oeil du temps restant. Lorsque le temps est écoulé, une sonnerie vous alerte.

Simple et efficace, cet outil cadre vos sessions de travail et pousse à la concentration.

Forest, dites non aux distractions

Tous les professionnels en télétravail ont déjà connu cette journée durant laquelle on passe plus de temps à scroller notre téléphone et traîner sur les réseaux sociaux plutôt que de travailler efficacement. C’est normal : nos cerveaux ont besoin de couper avec le monde personnel. Pour ce faire, l’application Forest est absolument géniale. Votre objectif est de faire pousser la plus grande forêt en gardant votre concentration sur votre travail.

Vous déterminez une plage de travail et lancez le minuteur. Durant l’intégralité de la durée de votre session de travail, vous ne pouvez plus quitter l’application et vous rendre sur vos réseaux sociaux.

→ Si vous réussissez, vous agrandissez votre forêt.

→ Si vous échouez, un arbre mort apparaît dans votre forêt.

L’application est disponible gratuitement sur smartphone Apple et Android, ainsi que sur le navigateur Google Chrome.

Chaque fois que vous ouvrez l’application, vous voyez votre belle forêt et faites grandir votre motivation. L’application permet également de suivre votre gestion du temps, votre productivité et de vous booster au quotidien.

Certaines professions obligent l’utilisation de certaines applications comme les appels, WhatsApp ou autres outils. Sur Forest, vous sélectionnez les applications dont vous autorisez l’usage. Ainsi, votre arbre restera en vie si vous prenez l’appel d’un client ou répondez à un e-mail via votre smartphone.

Calendly, trouver du temps en un clin d’oeil

Trouver un créneau pour échanger avec vos partenaires, prospects ou clients peut s’avérer laborieux. Surtout dans le planning d’un indépendant débordé ! L’outil Calendly vient justement faciliter la prise de rendez-vous.

Grâce à un lien unique, les personnes avec qui vous collaborez ont accès immédiatement à vos disponibilités. Ils choisissent un créneau et réservent un appel avec vous. Vous recevez un e-mail et pouvez même corréler l’application avec votre calendrier (Google Agenda par exemple).

L’outil propose même d’intégrer des rappels pour qu’aucune personne n’oublie de participer à une réunion. Il agit donc comme un véritable assistant personnel afin que vous puissiez vous concentrer sur le travail véritablement important pour le développement de votre activité.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Dans les options de Calendly, vous sélectionnez vos disponibilités en fonction de votre emploi du temps. Ainsi, vos invités réservent uniquement les créneaux qui vous conviennent.</p></div>

Une autre fonctionnalité intéressante est l’ajout de questions lors de la réservation d’un appel. Ainsi, vous obtenez plus d’informations sur le thème de la réunion, votre prospect ou le problème de votre partenaire.

→ Lorsque vous souhaitez simplement profiter d’un calendrier, l’application est gratuite.

→ Lorsque vous souhaitez pousser l’utilisation ou en avez besoin au quotidien, des abonnements à partir de $8 sont disponibles.

Google Drive, stocker ses fichiers facilement

Google Drive est un espace de stockage en ligne. Il vous permet d’enregistrer tous vos documents sur un service cloud. Tous les documents sont synchronisés en ligne : vous pouvez donc les récupérer, les modifier et les enregistrer depuis votre smartphone, tablette ou votre ordinateur.

Google Drive est un outil gratuit de la suite Google. Pour plus de stockage, l’outil propose des abonnements à partir de $1,99 par mois.

Sur cet espace de stockage, vous enregistrez vos documents texte, vos tableurs, vos présentations slides, des photos ou vos fichiers PDF par exemple. L’outil propose même ses propres éditeurs de textes, slides et tableurs.

Le véritable avantage de Google Drive, c’est la facilité de partage du document et la modification à plusieurs. En effet, plusieurs professionnels peuvent avoir accès simultanément à un fichier et le modifier en temps réel.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Pensez à garder votre Google Drive organisé par dossier. En effet, lorsque vous commencez à gérer beaucoup de projets à travers la plateforme, vous vous simplifiez la tâche avec un espace propre.</p></div>

Une alternative est Microsoft OneDrive, l’outil similaire chez le concurrent principal de Google. Si vous utilisez déjà la suite Microsoft, préférez centraliser vos documents dans le même écosystème. C’est plus pratique pour vous !

Dashlane, pour retrouver ses mots de passe rapidement

À qui n’est-ce jamais arrivé de ne pas retrouver le mot de passe pour accéder à l’un de ses comptes ? Les indépendants doivent jongler avec leurs différents codes pour accéder à leurs outils au quotidien. Au risque parfois d’insérer le même mot de passe partout et de mettre en péril la sécurité de leur activité.

Dashlane est disponible dans une version gratuite avec mots de passe illimités.

**Dashlane est un gestionnaire de mot passe idéal pour protéger toutes vos données personnelles et entrer vos codes d’accès en quelques secondes**. Le processus est très simple :

  • Vous enregistrez l’identifiant et le mot de passe dans Dashlane pour un site web précis
  • Vous vous rendez sur le site web
  • Dashlane entre automatiquement vos codes d’accès
  • Connexion réussie !

Le déploiement est rapide et son adoption est immédiate.

Dashlane permet également de partager des données de connexion à d’autres professionnels utilisant l’outil. Cela permet à votre partenaire d’utiliser vos outils sans connaître le mot de passe. Vous restez aussi en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

L’outil offre une protection sûre de vos données personnelles. Grâce à l’enregistrement des mots de passe au sein de Dashlane, vous pouvez sécuriser vos comptes avec des combinaisons complexes. Ce gestionnaire de mots de passe vous propose d’ailleurs des codes générés automatiquement pour assurer la sécurité d’un compte.

Bonus : Zapier, automatiser toutes les tâches récurrentes

Terminons cette liste avec un outil peu connu et pourtant si utile aux indépendants… Zapier permet l’automatisation des tâches répétitives du quotidien sur vos applications. Sans aucune compétence en programmation, vous pouvez automatiser des actions entre des applications non reliées pour vous faciliter la vie !

Dans l’application, vous sélectionnez un “déclencheur”. Lorsque cette action se produit, vous choisissez ce que cela provoque au sein même de l’outil ou dans un autre outil.

Zapier est disponible gratuitement jusqu’à 100 tâches par mois. Au-delà, vous pouvez vous abonner à partir de 20 € par mois.

Prenons un exemple pour rendre Zapier plus concret.

Vous connectez Calendly sur Zapier. Vous déterminez qu’à chaque réservation sur votre calendrier, vous souhaitez recevoir une alerte. Ainsi, vous paramétrez un Zap (un lien entre deux outils) entre Calendly et Slack : à chaque fois qu’un invité réserve un créneau, un message est envoyé sur le canal #appels de votre espace Slack.

Mais ce n’est pas fini…

Un appel efficace doit être préparé. Ainsi, lorsque la réservation est effectuée, cela crée automatiquement une ligne dans votre base de données client sur Notion et dans votre liste de tâches. Tout cela grâce à un deuxième zap.

Si on récapitule :

  1. Un prospect réserve un appel via votre lien Calendly.
  2. Vous recevez un message sur Slack
  3. Le nom de votre prospect apparaît dans votre base de données clients et dans votre liste de tâches.

Vous n’avez plus qu’à préparer cet appel et entrer vos notes directement sur Notion.

Ceci n’est qu’un exemple parmi des milliers disponibles avec Zapier. Faites un tour sur l’outil et profitez de sa version gratuite pour effectuer vos premières automatisations. Attention… Le gain de temps que cet outil offre est addictif !

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