Comment optimiser la gestion des dépenses entreprise ?

Mettre en place une politique de dépenses entreprise

La politique de dépenses entreprise constitue un outil interne essentiel pour encadrer les frais professionnels des collaborateurs. Cette politique vise à établir des règles claires en matière de dépenses professionnelles et à harmoniser la procédure de remboursement des notes de frais. Applicable à tous les salariés et dirigeants, elle constitue une référence indispensable pour obtenir le remboursement des dépenses engagées. En favorisant la cohérence et l'efficacité, elle permet à toutes les parties prenantes de gagner du temps et de minimiser les risques lors de contrôles URSSAF.

Si vous aspirez à renforcer votre engagement en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE), la mise en place d'une politique de dépense entreprise responsable peut devenir un atout majeur.

Comment mettre en place une politique de dépenses ?

La politique de dépenses vise à établir une liste des dépenses éligibles à un remboursement de l’employeur. Pour chaque type de frais, le budget alloué et le degré de standing doivent être déterminés. Par exemple, à combien s’élève la prise en charge de la société sur les nuits d’hôtel ? Pour les voyages en train, privilégiez-vous la première ou la deuxième classe ? 

Pour garantir le succès de votre politique de dépenses, la communication est primordiale : assurez-vous qu’elle soit bien comprise des collaborateurs. Au besoin, prévoyez des sanctions s’ils ne respectent pas les règles établies.

Automatiser les frais professionnels

Choisir une solution de gestion des dépenses entreprise

L’utilisation d’une solution de gestion des dépenses entreprise, comme celle proposée par Mooncard par exemple apporte de nombreux bénéfices aux entreprises :

• Gagner du temps : intégration comptable automatique des notes de frais, centralisation des informations, archivage des justificatifs à valeur probante, simplification de la récupération de la TVA, automatisation des tâches administratives chronophages.
• Offrir une meilleure autonomie aux équipes : cartes de paiement corporate dédiées aux frais professionnels, personnalisation des plafonds de paiement et de retrait, visualisation en temps réel des dépenses.
• Limiter les risques d’erreurs dans le traitement des notes de frais. Les informations sur la transaction bancaire (nature, montant, TVA) sont directement transmises au service comptabilité. Elles ne nécessitent pas de ressaisie manuelle. 
• Mettre fin aux notes de frais en automatisant l'ensemble du processus. La gestion des justificatifs est une charge pour les collaborateurs comme pour les équipes comptables. La saisie des notes de frais, la recherche des justificatifs est une perte de temps considérable et coute cher à l'entreprise en mobilisant les équipes sur des tâches à faible valeur ajoutée. En supprimant cette charge vous pourrez limiter les risques d'erreur et libérer l'ensemble des collaborateurs de cette charge mentale.

Confier une carte entreprise à vos collaborateurs

L'utilisation de ces cartes corporate représente une véritable révolution dans la gestion des dépenses professionnelles. Non seulement elles facilitent la vie de vos collaborateurs, mais elles vous permettent également de garder un contrôle total sur les dépenses de votre entreprise. Fini les surprises budgétaires et les dépenses imprévues. Grâce à ces cartes paramétrables, vous pouvez faire simplement appliquer votre politique de dépenses de manière claire et efficiente, tout en évitant les tracas administratifs.

Désormais, les salariés n'ont plus besoin de faire des avances de frais ou de se préoccuper des remboursements ultérieurs. Avec les cartes corporate, ils peuvent effectuer leurs achats professionnels en toute simplicité, sans tracas administratifs. Plus besoin de garder les tickets de caisse, de remplir des formulaires interminables ou de jongler avec les justificatifs. Tout est automatiquement enregistré et traçable.

Etablir un suivi rigoureux des dépenses

Scruter les dépenses

Prenez le temps d'identifier les dépenses inutiles. Vous seriez surpris de constater à quel point elles peuvent s'accumuler. Prenez le temps de vous poser quelques questions cruciales : êtes-vous réellement en train d'utiliser tous les outils pour lesquels vous payez des abonnements ? Avez-vous la formule adéquate en fonction du nombre de licences réellement utilisées ? Ne serait-il pas plus avantageux d'avoir un seul fournisseur au lieu de deux ? Posez-vous ces questions et bien d'autres encore.

Une fois que vous avez identifié ces dépenses superflues, il est temps de reconsidérer les offres de vos fournisseurs. Faites jouer la concurrence, comparez les tarifs et les conditions contractuelles. Ne vous contentez pas de rester fidèle à un seul prestataire si une meilleure option se présente. En explorant les différentes possibilités, vous pourrez véritablement optimiser vos dépenses opérationnelles.

Synchroniser vos outils avec vos logiciels comptables

En synchronisant les outils de gestion des dépenses professionnels avec les outils comptables, les données sont automatiquement transmises d'un système à l'autre, éliminant ainsi le besoin fastidieux et risqué de ressaisir manuellement les informations. Les transactions, les justificatifs, les montants, et même les détails de la TVA sont directement transmis au service comptabilité, garantissant une précision et une cohérence inégalées.

Ceci facilite grandement la comptabilité aussi bien dans les petites structures que dans les grands groupes, le suivi et la traçabilité des dépenses. Les informations pertinentes sont automatiquement enregistrées dans les livres comptables, permettant ainsi une vue d'ensemble précise et à jour des dépenses de l'entreprise. Les erreurs de saisie manuelle sont minimisées, réduisant les risques d'incohérence et d'inexactitudes qui pourraient compromettre les résultats financiers.

De plus, cette intégration favorise une gestion proactive des dépenses. Les responsables financiers ont accès à des rapports détaillés et en temps réel, ce qui leur permet de surveiller les tendances de dépenses, d'identifier les écarts budgétaires et de prendre des décisions éclairées pour optimiser les ressources financières de l'entreprise. Cela leur donne une vision claire de la santé financière de l'entreprise et les aide à mettre en place des stratégies de réduction des coûts et d'amélioration de la rentabilité. 

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