Pourquoi une facture dématérialisée ?

Une facture dématérialisée : c’est quoi exactement ?

Tout d’abord, petit rappel de la définition d’une facture. Une facture c’est un document de comptabilité prouvant un achat ou une vente. Elle lie deux parties : un client et un fournisseur. On y retrouve plusieurs éléments comme le détail de la vente, les produits commandés, les informations de l’acheteur et du vendeur…

Si vous ne savez pas comment réaliser une facture, on vous conseille notre article sur les mentions obligatoires à ne pas oublier sur une facture.

Une facture dématérialisée c’est une facture en format électronique. Cela consiste à remplacer des échanges papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Les factures numériques peuvent être traitées depuis n’importe quel ordinateur ou périphérique connecté à internet. Vous pouvez donc y accéder plus facilement. Plutôt pratique, non ? 😀

Les factures dématérialisées peuvent prendre la forme d’un document PDF ou autre. Pour être valide, elle doit respecter les 3 critères suivants :

• Elle doit garantir l’identité de son émetteur (authenticité)
• Elle doit être compréhensible (lisibilité)
• Il doit être impossible de la modifier (intégrité)

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_page"></div><p>Son contenu doit correspondre à celui d’une facture papier et doit comporter les mêmes mentions obligatoires car elle fait office de support à l’exercice des droits sur la TVA et au contrôle de l’impôt.</p></div>

À quoi ça sert de dématérialiser ses factures ?

Dématérialiser ses factures a plusieurs avantages :

• Augmente la traçabilité
• Diminue l’impact écologique (plus besoin d’imprimer des tonnes de papier !)
• Accélère le règlement et le traitement des factures
• Allège la charge administrative
• Permet de gagner du temps
• Réduit les délais de paiement

Avec ces avantages, on espère qu’on vous a converti à la facture dématérialisée. 💪🏼

Comment faire une facture dématérialisée ?

Pour faire une facture dématérialisée, c’est simple ! Vous devez faire figurer sur cette factures les mêmes mentions obligatoires que sur la version papier, soit :

• Identité
• Nom
• Adresse
• Numéros individuels d’identification à la TVA
• Date d’émission de la facture
• Numéro de facture
• Détail du coût HT

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_hand"></div><p>Attention, les mentions contenant des informations personnelles doivent figurer pour les deux parties (vous et le client).</p></div>

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des garanties complémentaires :

• Garantie d’authenticité de la facture
• Garantie de non-répudiation (preuve que l’envoyeur et le destinataire sont bien les parties qui disent avoir reçu le message)
• Garantie d’intégrité (éléments qui prouvent que vos données n’ont pas été altérées)

Pour cela, il existe 3 méthodes différentes :

• Mettre en place une signature électronique avec un certificat qualifié
• Mettre en place des contrôles qui établissent un lien entre la transaction correspondant à la facture
• Utiliser une norme acceptée par les deux parties

Est-ce obligatoire de dématérialiser ses factures ?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises doivent envoyer leurs factures en format électronique lorsque celles-ci s’adressent au secteur public.

De plus, à partir du 1er juillet 2024, l’article 153 de la loi de finances 2020 concernant l’obligation pour l’ensemble des entreprises d’accepter des factures au format électronique va être appliquée progressivement. Dans un premier temps, seules les grandes entreprises seront impactées et auront l’obligation d’émettre des factures électroniques dans les relations entre professionnels.

Ensuite, les entreprises de taille moyenne, les PME, et les TPE devront se conformer progressivement à cette nouvelle réglementation. Si vous voulez anticipez, vous pouvez déjà commencer à mettre en place une dématérialisation de vos factures. 🧾

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji is_page"></div><p>Pour résumer et pour que vous compreniez mieux, voici un récapitulatif des échéances de dématérialisation des factures en fonction de la taille des entreprises :<ul><li><span class="label">2024 : émission de factures électroniques pour les grandes entreprises et réception sous format électronique pour toutes les entreprises</span></li><li><span class="label">2025 : émission de factures électroniques pour les ETI</li><li><span class="label">2026 : émission de factures électroniques pour les PME et les TPE</li></ul></p></div

Quel logiciel utiliser pour dématérialiser ses factures ?

En effet, trouver le bon logiciel qui vous accompagnera pour dématérialiser vos factures n’est pas évident. Le passage à la facture numérique constitue un changement important dans l’organisation des entreprises. Le logiciel choisi doit correspondre aux attentes et aux besoins de votre entreprise.

Vous pouvez mettre en place une solution interne, ou choisir de recourir à un logiciel déjà existant. Pour les entreprises du secteur public, il existe un portail « Chorus Pro » qui vous permettra de gérer les commandes publiques. Sinon, vous pouvez avoir recours à des solutions en ligne ou à des prestataires.

Pour faire le bon choix, voici quelques conseils :

• Choisissez des sociétés qui connaissent votre secteur d’activité
• Favorisez les formules « Software as service » car elles proposent des solutions en ligne sans licence onéreuse
• Sélectionnez un prestataire qui saura s’intégrer et s’adapter à votre système informatique actuel
• Limitez-vous aux sociétés qui sont certifiés SAS70, cela vous garantit la sécurité de vos données

Voici quelques étapes pour vous aider à mettre en place la dématérialisation de vos factures :

1.     Réaliser un audit interne pour définir le volume de factures à traiter par mois

2.     Communiquer avec les services et les personnes concernées par la dématérialisation

3.     En fonction des réponses aux étapes précédentes, se poser la question du recours à un prestataire

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Si vous voulez être couvert en cas de litige sur une facture avec un client, vous pouvez souscrire notre assurance protection juridique à partir de 16,32€ par mois seulement !</p></div>