Faire une facture n’aura plus de secret pour vous !

Date : 
3
December
2021
Durée : 
6
 min
Écrit le 
3
December
2021
 -  
Mis à jour le 
9
November
2022
Temps de lecture : 
6
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comment faire une facture
En Bref
  • Une facture représente un document juridique, commercial, et comptable établi par un professionnel lors d’une vente de bien ou d’une prestation de service.
  • Elle doit comporter des mentions obligatoires, d’autres informations que vous jugez pertinentes, ainsi que vos conditions de vente.
  • La durée légale de conservation d’une facture est de 10 ans.

Est-il obligatoire de faire une facture ?

La remise d’une facture est obligatoire pour toute personne réalisant une activité économique à titre indépendant (prestation de service ou vente) avec un autre professionnel.

L’acheteur a le droit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en donne pas une lors de la réalisation de la vente.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>De plus, les conditions générales de vente (CGV) doivent obligatoirement être communiquées par tout professionnel à tout acheteur qui en fait la demande pour son activité professionnelle, sous peine de sanctions. Les CGV sont souvent présentes dans les documents contractuels comme les bons de commande, les devis, ou les contrats.</p></div>

Pour les ventes à des particuliers, la facture n’est obligatoire que dans les cas suivants :

  • à la demande du client
  • pour les ventes à distances
  • pour les livraisons intercommunautaires exonérées de TVA

Dans les autres cas, un ticket de caisse est généralement remis à l’acheteur par le professionnel.

Pour les prestations de service à des particuliers, il est obligatoire d’établir une facture quand :

  • le prix est supérieur à 25€ TTC
  • le client le demande
  • pour certains travaux immobiliers

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Attention, les activités suivantes sont soumises à des obligations particulières de facturation : hôtels, maisons meublées, pensions de famille, restaurants, entreprises de déménagement, syndics de copropriété, auto-écoles, experts-comptables, prestations sanitaires, travaux immobiliers pour les particuliers, bâtiments et équipements de maison.</p></div>

Quels sont les différents types de factures ?

Plusieurs types de factures existent. Ces types doivent être utilisés selon des cas précis.

Facture Proforma

C’est une facture provisoire, émise si le client le souhaite, pour qu’il se fasse une idée du coût de son futur achat. Elle n’a aucune valeur comptable ou juridique.

Cette facture est nécessaire sur les colis pour déclarer en douane la valeur des marchandises (pour l’import/export) et des envois non-commerciaux.

Facture d’acompte

Comme son nom l’indique, elle est nécessaire seulement en cas d’acompte.

Facture de situation (ou facture d’avancement)

Elle correspond à une facture intermédiaire. Elle est éditée par le professionnel au fur et à mesure de l’avancée de sa prestation ou de ses travaux.

Facture de clôture (ou facture définitive)

Cette facture représente un document commercial, juridique, comptable et fiscal, qui prouve une vente ou un achat de services ou de marchandises.

Facture d’avoir

Si vous souhaitez rectifier ou annuler une facture suite à un remboursement, à l’annulation d’une vente, ou à une erreur, vous devez faire une facture d’avoir.

Comment éditer une facture ?

La facture doit être établie en euros et dans la langue française. Si votre client réside dans un pays non francophone avec une devise différente et qu’il vous en fait la demande, vous pouvez envoyer une deuxième facture traduite dans sa langue et dans sa devise.

Une facture doit toujours être établie en 2 exemplaires :

  • un pour le prestataire
  • un pour le client

Quand faire une facture ? Et quand la payer ?

Le mieux est de réaliser la facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Sinon, elle peut être réalisée au plus tard le jour de la livraison des marchandises ou le dernier jour de l’exécution du service.

Concernant les livraisons intercommunautaires de bien exonérées de TVA et les prestations de services où la taxe est auto liquidée par le preneur, il y a une règle différente. La facture doit être délivrée le 15 du mois (au plus tard) suivant celui au cours duquel la marchandise a été livrée.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Il existe une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement qui vise à lutter contre des délais de paiement excessifs. Elle n’est exigible que dans le cadre d’opérations réalisées entre professionnels. Cette indemnité est versée au fournisseur par tout client professionnel payant une facture en retard. Elle est due de plein droit. Son montant est fixé à 40€.</p></div>

Quelles sont les mentions obligatoires à mettre sur une facture ?

Une facture n’est valable que si elle comporte toutes les mentions obligatoires, sous peine d’amende. Les principales sont les suivantes :

  • nom et adresse des parties
  • date de la vente ou de la prestation de service
  • quantité et dénomination précise des produits ou services
  • date d'échéance du règlement et pénalités en cas de retard
  • prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
  • l'adresse de facturation, si elle est différente de celle du client, avec le numéro du bon de commande dans le cas échéant

Quel support choisir pour une facture ?

Une facture peut être générée en format électronique ou en format papier.

Dématérialiser vos factures vous permettra de simplifier les envois de documents et de fluidifier les échanges avec les clients. Cela permet de réduire de 12% les retards de paiement. Il existe 3 types de factures dématérialisées : la facture numérisée, la facture dématérialisée simple et la facture dématérialisée fiscale.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>La dématérialisation fiscale permet d’adopter un système de facturation entièrement numérisée. Elle possède une valeur légale. C’est donc la seule solution de dématérialisation qui permet à l’entreprise de s'affranchir de la facture papier. Les autres factures dématérialisées nécessitent de garder la version papier.</p></div>

Pour vous aider, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation. Pour choisir le logiciel de facturation qui vous correspond, vous devez prendre en compte les critères suivants :

  • l’organisation comptable de votre entreprise
  • l’articulation avec un logiciel de comptabilité
  • l’ergonomie du logiciel de facturation
  • les possibilités de personnalisation
  • l’implantation des serveurs de l’éditeur

Quelle est la différence entre un devis et une facture ?

Un devis est envoyé dès le début de la relation commerciale, alors qu’une facture intervient à la fin du processus pour clôturer une vente passée.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Attention, le devis n’est pas un contrat jusqu’au moment où il est signé. C’est la différence avec la facture, qui elle est une preuve dès qu’elle est éditée.</p></div>

Le devis est obligatoire pour toutes les prestations de service, lorsque le contrat est conclu dans l’établissement où le professionnel exerce son activité, il doit fournir un devis à la demande du consommateur (si le prix ne peut être déterminé à l’avance).

Les professionnels doivent établir un devis détaillé préalablement à l’exécution de certains travaux spécifiques, quand le montant estimé est supérieur à 150€ .

L’action de faire un devis peut-elle être facturée ?

En principe, le devis est gratuit. La réglementation prévoit une obligation de gratuité des devis dans certains cas précis :

  • déménagement
  • pompes funèbres
  • vente de produits d’optique médicale
  • services à la personne
  • location automobile

Tous les professionnels de ces secteurs ont l’obligation d’établir un devis, et sont tenus de le faire gratuitement.

Mais dans certains cas, le devis peut être payant :

  • s’il nécessite une étude approfondie (démontage d’un appareil, garagiste…)
  • s’il implique un déplacement sur les lieux
  • si l’usage de la profession nécessite automatiquement une étude approfondie (croquis d’un architecte…)

Si le devis est payant, le professionnel doit annoncer de façon claire qu’il a l’intention de le facturer. Par conséquent, le devis peut être facturé seulement si vous en avez été informé au préalable. Sinon, il est possible de refuser le paiement ou d’en demander le remboursement.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>Le prix du devis et le prix de la prestation éventuelle sont indépendants. Le devis est généralement soumis à un prix forfaitaire. Ce n’est ni un acompte sur le prix à payer, ni une somme automatiquement récupérable.</p></div>

Combien de temps doit-on garder une facture ?

Selon la législation fiscale, les factures permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales doivent être conservées pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement.

Mais l’article L123-22 du code de commerce prévoit des délais plus longs : les factures et les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

Il est donc plus judicieux de garder les factures au moins 10 ans.

Comment prouver qu’une facture a bien été payée ?

La facture acquittée est une preuve de paiement que vous êtes en droit de demander après avoir payé votre facture. Pour éviter d'éventuels problèmes, nous vous conseillons de demander après chaque paiement auprès de fournisseurs une facture acquittée, que vous pouvez conserver comme preuve de paiement.

La mention « acquittée » doit apparaître sur la facture, accompagnée de la date, du mode, et des références de règlement. La facture acquittée doit également être signée par l’entreprise émettrice.

<div class="article-highlight_component"><div class="article-highlight_emoji"></div><p>En cas de litige, cette facture peut vous servir de preuve et ainsi justifier votre bonne foi. C’est un moyen de preuve recevable auprès d’un tribunal.</p></div>

<div class="article-highlight_component is-cta"><div class="article-highlight_emoji is_cta"></div><p>Envie d’être protégé en cas de litige ?</p><p class="highlight-text_margin-top">>> Stello propose une protection juridique professionnelle à partir de seulement 16,32€/mois !</p></div>

DGD ou décompte général et définitif : qu’est-ce que c’est ?

Le décompte général et définitif (DGD) est un document qui vient clore financièrement et juridiquement un marché à la fin d’un chantier. Il fixe les droits à paiement des parties et il détermine le droit à intérêts moratoire ainsi que le point de départ du délai de contestation.

Il comprend 3 documents :

  • le projet de décompte final (PDF) : reprend les prestations réellement exécutées et montant des sommes dues
  • certificat de paiement de solde : établi avec la différence entre le montant indiqué dans le décompte final et le dernier décompte qui a été remis par l’entrepreneur
  • le récapitulatif des acomptes, les dates de versement, et le solde restant à payer

Combien de temps doit-on garder une facture ?

Selon la législation fiscale, les factures permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales doivent être conservées pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement. Mais l’article L123-22 du code de commerce prévoit des délais plus longs : les factures et les pièces justificatives comptables doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.Il est donc plus judicieux de garder les factures au moins 10 ans.

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Quel délai de conservation pour vos factures ?

En France un délai de conservation s’applique aux factures. Ce délai est plus ou moins long selon la nature de facture.

La facturation de prestation de service

La facture de prestation de service détient un rôle à la fois commercial, juridique, comptable et fiscal.

La numérotation de facture simplifiée

Le numéro d’une facture est l’une des mentions obligatoires en matière de facturation. Il existe quelques règles prévues par la loi pour numéroter une facture.

Facture d’acompte ou comment sécuriser un paiement ?

Il est possible de demander un acompte au client avant la livraison du produit ou la réalisation du service.

La facture acquittée : prouvez que vous avez payé vos factures !

La facture acquittée permet de justifier qu’un règlement a bien été réalisé. En cas de litige, elle peut servir de preuve et ainsi justifier votre bonne foi.

Les mentions obligatoires à ne pas oublier sur une facture

Lors de la réalisation d’une facture, des mentions obligatoires doivent apparaître sur celle-ci afin qu’elle soit légale.

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